Tietosuojaseloste / Awanic Oy

Laadittu 18.7.2019 / Päivitetty 11.5.2020

Tämän tietosuojaselosteen avulla kerromme keskeiset käytäntömme tietojen keräämisestä, käyttämisestä ja säilyttämisestä sekä tässä rekisterissä olevien rekisteröityjen oikeuksista.

Rekisteröidyillä tarkoitetaan asiakkaita sekä asiakas- ja yhteistyöorganisaatioiden ilmoittamia yhdyshenkilöitä.

1. Rekisterinpitäjä

Awanic Oy
Rautatienkatu 20 C 26
33100 Tampere

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Anssi Kuosmanen
Sähköposti: tietosuojavastaava@awanic.fi

3. Rekisterin nimi

Awanic Oy:n asiakasrekisteri. Rekisterin rekisteröityjä ovat Awanic Oy:n asiakkaat ja asiakas- ja yhteistyöorganisaatioiden ilmoittamat yhdyshenkilöt.

Yhdyshenkilöt ovat asiakasorganisaation nimeämiä henkilöitä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin pitämisen perusta

Awanic Oy rekisterinpitäjänä tai sen sopimuksin valtuutetut henkilötietojen käsittelijät käyttävät henkilötietoja henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä tiedottaminen
  • Tuotteiden ja palvelujen toimitus, kehittäminen ja käyttäminen
  • Sopimussuhteen mukaisten vastuiden hoito

Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön mukaisiin perusteisiin kuten:

  • Sopimussuhteeseen rekisteröidyn / asiakasorganisaation ja Awanic Oy:n välillä
  • Rekisteröidyn suostumukseen, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa muuhun Awanic Oy:n erikseen pyytämään suostumukseen.

Lisäksi Awanic Oy:n henkilötietojen käsittely perustuu muihin pakottaviin, lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten kirjanpitolakiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakastiedot:

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • osoite (vain verkkokoulutusten Avaimet käteen -asiakkaat)

Sopimus- ja laskutustiedot:

  • mahdollinen yhdyshenkilötieto

Verkkokäyttäytyminen:

  • käytetyt palvelut
  • evästeet
  • aineistojen lataukset, suoritetut kurssit
  • sivujen selaustieto
  • selaintyyppi
  • ip-osoite

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita ja asiakas- ja yhteistyöorganisaatioiden yhdyshenkilöitä koskevat tiedot saadaan asiakkailta itseltään mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten, palvelun käytön ja muiden (asiakaspalvelu)kontaktien yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteröidyn tietoja ei luovuteta Awanicin Oy:n lukuun toimivien palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Tietojen säilytys

Rekisteröidyn tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 4 määriteltyjen tarpeiden toteuttamiseksi. Verkkokoulutusten Avaimet käteen –asiakkailla rekisteröidyn tietojen säilytysaika on 5 vuotta käytön lopettamisesta, ellei muuta sovita. Tietojärjestelmätuotteissa rekisteröidyn tietoja säilytetään palvelinympäristössä 3 vuotta rekisterimerkinnän synnystä, ellei muuta sovita. Sovitun ajan kuluttua ja sopimuksen päättyessä Awanic Oy poistaa henkilötiedot palvelinympäristöstään.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla tarpeellisilla teknisillä keinoilla.

Tietoihin on käyttöoikeus vain Awanic Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen sopimuksin valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Awanic Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista asiakastietojen salassapitoon.

Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Awanic Oy:n käytössä olevissa toimitilassa, joka on lukittu ja valvottu.

11. Rekisteröidylle aiheutuvan riskin hallinta

Henkilötietojen käsittelyssä Awanic Oy:n ehdottomana tavoitteena on käsitellä tietoja siten, ettei siitä aiheudu riskiä rekisteröidyille.

Riskienhallinnan toimenpiteisiin kuuluvat mm. säännöllinen riskien havainnointi ja henkilöstön koulutus.

Tietoturvaloukkauksen sattuessa arvioidaan riski rekisteröidylle. Mikäli arvioidaan rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille syntyvän korkea riski, ilmoitetaan loukkauksesta ensi tilassa rekisteröidylle.

12. Rekisteröidyn oikeudet

12.1 Oikeus saada pääsy tietoihin ja tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös paperisessa tai yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa ja tarkastaa tässä selosteessa kuvatut, omat tietonsa. Tiedot saa kohdassa 13. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti.

12.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tietojen oikaisuun toimittamalla puutteelliset tai virheelliset tiedot selvityksineen kohdassa 13. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti. Mikäli rekisteröidyllä on käytössään Awanic Oy:n tarjoama sähköinen palvelukanava, voi hän päivittää omia tietojaan palvelujen mahdollistamissa rajoissa.

Rekisteröidyllä on myös oikeus käsittelyn rajoittamiseen sitä pyytäessään, kunnes tiedot on saatettu ajan tasalle.

12.3 Oikeus tietojen siirtoon

Rekisteröidyllä on oikeus itse antamiensa tietojen siirtoon toiseen järjestelmään, jos se on teknisesti mahdollista.

Siirtopyyntö voidaan esittää kohdassa 13. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti.

12.4 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Poistaminen on mahdollista voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Poistopyyntö voidaan esittää kohdassa 13. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti.

12.5 Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa mukaan lukien profilointi

Awanic Oy ei suorita automaattista päätöksentekoa henkilötietojen käsittelyssä.

12.6 Oikeus vastustaa evästeiden käyttöä

Awanic Oy:n digitaalisten palvelujen yhteydessä käytämme evästeitä. Palvelujen käyttöehdoissa on kerrottu evästeiden käytön estämisestä ja sen vaikutuksesta palveluun.

12.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Lisätietoa löydät Tietosuojavaltuutetun ohjeista.

13. Yhteydenotot

Rekisteröity voi oikeuksiensa toteuttamiseksi olla aina yhteydessä Awanic Oy:n tietosuojavastaavaan seuraavan osoitteen kautta:

Sähköposti: tietosuojavastaava@awanic.fi

Rekisteröidyn kannattaa varautua luotettavalla tavalla todistamaan henkilöllisyytensä.

Awanic Oy toteuttaa asiakkaan pyynnön, koskien rekisteröidyn oikeuksia, viimeistään kuukauden kuluessa
pyynnön saamisesta ja pyytäjän tunnistamisesta, ellei ole erityistä syytä pidentää vastausaikaa.